Nu we allemaal wat langer thuis werken kan het zijn dat je sneller afgeleid bent. In het begin was je behoorlijk productief thuis en kreeg je veel meer werk af. Logisch, want geen gesprekjes met collega’s over het weekend of samen uitgebreid lunchen in het bedrijfsrestaurant. Maar nu je langer thuis werkt merk je dat je toch wat sneller afgeleid bent. En nu denk je misschien dat je harder moet werken om productief te zijn. Dat is niet zo. Het is een kwestie van slim werken. Hoe? Door je smartphone te gebruiken. In dit artikel vertel ik je hoe je je productiviteit verhoogt zonder harder te werken en met hulp van je mobiele telefoon.
1. Schakel de meldingen op je telefoon uit
We kunnen niet meer zonder mobiele telefoon. Toen mijn iPhone 8 plus in maart op de grond viel en mijn beeldscherm vervangen moest worden, koos ik er toch voor om voor een nieuwe iPhone te gaan. Ik heb nu de iPhone 11 en ondanks dat ik dacht dat ik niet zonder mijn iPhone 8 plus kon, heeft de iPhone 11 dit toch voor elkaar gekregen. Het nadeel van die handige smartphones is dat we afgeleid zijn. Maar hier kan je iets aan doen! Want je telefoon leidt misschien af, maar is ook van grote hulp als je productief wilt zijn.
Het eerste wat je dus wel moet doen is de meldingen op je telefoon uitschakelen of je telefoon op vliegtuigstand zetten. Ik heb standaard de meldingen op stil staan, want ik zet mijn telefoon liever niet op vliegtuigstand omdat ik wel telefonische bereikbaar wil blijven. Maar alleen al je telefoon op stil zetten en niet op je telefoon kijken helpt. Blijf je toch kijken? Zet dan de meldingen uit. Want echt, zodra je de telefoon pakt en begint met scrollen in je Facebook en Insta tijdlijn vliegen de minuten voorbij. En dat werkt natuurlijk niet als je productiviteit wilt verhogen.
2. Gebruik meerdere agenda’s
Het voordeel van smartphones zoals de iPhone, is dat je oneindig veel apps hebt. Ook apps waarin je een planning kunt maken en herinneringen en to do lijstjes kunt maken. De apps die wat mij betreft onmisbaar zijn voor het verhogen van je productiviteit zijn de apps Agenda en Herinneringen. In de agenda app noteer je al je agenda afspraken. Deze agenda kan je delen met heel je gezin en/of collega’s. Je kan ook verschillende agenda’s maken.
Zo heb ik een privé-agenda, een gezin agenda (waar dus alles wat we als gezin doen in staat), een werk agenda en verjaardagsagenda met alle verjaardagen. Dan hebben de meiden ieder een eigen agenda waar kinderfeestjes, sport en dingen voor school in staan. Ik kan Alex zijn werkagenda inzien zodat ik weet wat zijn diensten zijn en zijn privé agenda. Dan is er nog een oppasagenda die ik met oma heb, die nu alleen nog voor logeerpartijtjes wordt gebruikt omdat oppassen niet echt meer nodig is. En tenslotte heb ik nog een eet agenda waarin ik iedere week het weekmenu noteer. Zo weet iedereen wat we eten en kunnen ze zich er mentaal op voorbereiden 😜
Nu denk je misschien dat het wat veel is. Maar omdat iedere agenda een andere kleur heeft geeft het juist overzicht. Ik zie precies wie wat op een dag heeft. En de rest van het gezin ziet dit ook bij mij. Al gebruik ik mijn werkagenda alleen voor het noteren van afspraken en dingen buiten de deur zodat het gezin dit weet en niet vergeet. Ik gebruik namelijk een papieren planner, maar ik haal altijd eerst alle info uit de online agenda’s zodat ik mijn werk- en weekplanning daarop aan kan laten sluiten. Ideaal dus!
3. Maak een dagplanning
Met de app Herinneringen kan je iedere dag een goede planning maken. Deze app zit net als de agenda app standaard op je telefoon. Het geheim van een goede planning? Plan niet teveel op een dag. Plan liever te weinig zodat je nog wat extra’s kan doen of tijd overhoudt. Door veel taken op één dag te plannen wordt het juist vaak te veel en ga je dingen half doen. Of maak je dingen niet af. Het fijne van een to do lijstje is dat gevoel wat het geeft als je dingen af kan strepen en aan het einde van de dag alles af hebt kunnen vinken. Dat geeft voldoening en zorgt ervoor dat je je werk los kunt laten als de werkdag erop zit. En dat zorgt weer voor rust in je hoofd.
In Herinneringen kan je meerdere taken- of to do lijsten maken. Dus je kan een lijstje maken met alle taken die je die dag voor je werk af moet hebben. Je kan ook taken noteren die iedere dag terugkeren en je kan er een tijd aan koppelen. Je kan lijsten delen met wie je wilt en opmerkingen plaatsen. Handig als je bijvoorbeeld samen met een collega aan een bepaald project werkt. Je kan de lijst ook zichtbaar maken in je agenda en deze ook weer delen met anderen.
De mogelijkheden zijn echt ongekend. Ik weet zeker dat er nog veel meer functies zijn die ik nog niet ontdekt heb. Maar door deze app te gebruiken vergeet je niks meer en werk je per taak de lijst af. Je zal zien hoe productief je bent en wat een fijn gevoel het geeft als je aan het einde van de dag alles hebt afgevinkt.
4. Gebruik de pomodoro techniek
Ken je de Pomodorotechniek al? Deze techniek zorgt voor focus en productiviteit. Voor deze techniek heb je de timer op je telefoon nodig, want het is de bedoeling dat je 25 minuten met volle focus aan je taak werkt. Na die 25 minuten heb je 5 minuten pauze. Deze pauze kan invullen zoals je zelf wilt; even koffie of thee pakken, naar de wc even op je telefoon, de was in de droger stoppen en ga zo maar door. Wat je doet maakt niet uit als het maar maximaal 5 minuten duurt. Dus zet ook hier de timer weer. Na die 5 minuten pauze ga je weer 25 minuten full focus aan het werk en dan weer 5 minuten pauze. Na iedere twee uur (dus 4x een pomodoro) neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. En? Hoeveel heb jij met hulp van deze techniek afgekregen?
5. Zet muziek op voor extra focus
Op Spotify kan je meerdere ‘focus’ afspeellijsten vinden. Afspeellijsten met klassieke muziek zoals piano of gitaar, maar ook jazz, binaural beats en nog veel meer. Het is maar net waar jij van houdt en waar je lekker op gaat. Bij mij werkt de pianomuziek heel goed. Ik kan me dan enorm goed concentreren en focussen. Maar je kan ook de app van je favoriete radiozender opzetten. Ik luister eigenlijk meestal radio 538 tijdens het werken. Alleen als ik echt even moet knallen en bijvoorbeeld een deadline moet halen zet ik een focus afspeellijst van Spotify op.
Maar zodra je merkt dat je keihard aan het meezingen bent en jezelf moet bedwingen om niet te dansen is het tijd voor een korte pauze 😉 Want hoe gezellig ook, dit helpt niet met het verhogen van je productiviteit.
Verhoog je productiviteit met hulp van je mobiele telefoon
Je kan je mobiele telefoon op nog veel meer manieren inzetten om je prodcutiviteit te verhogen, je te helpen focussen en iedere dag te knallen zonder harder te werken. Want hard werken is niet nodig om je doelen te bereiken. Nee, het gaat om slim werken. Efficient werken. Je tijd op een goede manier benutten. Want dan hou je naast je werk tijd en energie over voor andere leuke dingen. Dingen die je weer helpen opladen zoals herinneringen maken met je partner, kinderen, familie en vrienden. En nog belangrijker; je houdt tijd over voor jezelf. Tijd die heel kostbaar is….
Hoe helpt jouw mobiele telefoon jou met het verhogen van je productiviteit?
